Privacybeleid van VirtualBiz

Laatst bijgewerkt: 27 oktober 2026

VirtualBiz verwerkt persoonsgegevens wanneer je contact opneemt, een afspraak maakt, een aankoop doet, een account of cursusomgeving gebruikt, je inschrijft voor de nieuwsbrief of met VirtualBiz samenwerkt. Deze verklaring geldt voor virtualbiz.nl en de bijbehorende klant-, aankoop- en cursusfuncties, ook zolang die op community.virtualbiz.nl staan.

1. Wie is verantwoordelijk?

VirtualBiz is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor de eigen bedrijfsvoering en dienstverlening.

• Naam: VirtualBiz
• Vestigingsplaats: Delft, Zuid-Holland, Nederland
• KvK-nummer: 71153071
• Btw-nummer: NL001754775B56
• Website: virtualbiz.nl
• Privacyvragen en verzoeken: info@virtualbiz.nl

2. Welke gegevens verwerken we en waarvoor?

Contact en afspraken

Wanneer je contact opneemt of via FluentBooking een afspraak maakt, verwerken we je naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer en de informatie die je zelf aanlevert. Het contactformulier kan ook vragen naar je hulpvraag, budget, context, eerdere pogingen, de betreffende websitepagina en de prioriteit van je vraag. Bij een afspraak horen ook de boekingsgegevens en bijbehorende correspondentie.

We gebruiken deze gegevens om je vraag te beantwoorden, een afspraak te organiseren, een offerte voor te bereiden en afspraken met je te maken of uit te voeren.

Bestellingen, betalingen en facturen

Bij een aankoop via FluentCart verwerken we je voor- en achternaam, e-mailadres, factuuradres en bestelgegevens. Het adresformulier bevat land, straat, eventuele adresaanvulling, provincie of regio waar gevraagd, plaats en postcode. Je kunt ook een telefoonnummer invullen. Bij een zakelijke aankoop zijn er velden voor bedrijfsnaam en btw-nummer of fiscaal identificatienummer.

Deze gegevens zijn nodig voor de bestelling, facturatie, betaling, levering van de gekochte dienst of digitale inhoud en de financiële administratie. Betalingen verlopen via Mollie. Voor de facturatie wordt ook Moneybird gebruikt.

Een sterretje in het formulier geeft aan welke gegevens nodig zijn om dat formulier te verwerken. Een verplicht formulierveld is niet automatisch een afzonderlijke wettelijke verplichting. Zonder de benodigde bestel- of factuurgegevens kunnen we een aankoop of factuur niet correct afhandelen. Facultatieve gegevens hoef je niet in te vullen.

Account en cursusomgeving

Voor een account en toegang tot gekochte producten of cursussen verwerken we de bijbehorende account- en inloggegevens, bestellingen, toegangsrechten en, waar van toepassing, cursusvoortgang. Daarmee kunnen we je toegang geven, je aankoop of voortgang bewaren en je ondersteunen bij het gebruik van de omgeving.

Uitvoering van opdrachten

Bij technische VA-werkzaamheden, webdesign, websiteonderhoud en andere afgesproken ondersteuning verwerken we de contact-, bedrijfs- en projectgegevens die nodig zijn voor die opdracht. Dit kan gaan om correspondentie, afspraken, projectnotities en informatie die je voor de uitvoering aanlevert. Notion wordt gebruikt voor projectadministratie.

Bij webdesign kan je geboortedatum worden gevraagd voor een controle binnen de opdracht. Dit controlegegeven wordt in FluentCRM bewaard. Het is geen standaard verplicht gegeven voor bestellingen of nieuwsbriefinschrijving. We gebruiken het uitsluitend voor de betreffende controle en geven bij de vraag uitleg over het doel en de noodzaak. Een vrijwillige aanvullende controle gebeurt op basis van afzonderlijke toestemming. We beperken de verwerking tot de gegevens die voor die controle nodig zijn en bewaren het gegeven niet langer dan daarvoor noodzakelijk is.

Nieuwsbrief en relatiebeheer

FluentCRM wordt gebruikt voor relatiebeheer en het versturen van de nieuwsbrief. Daarin kunnen je naam, e-mailadres, relevante contactgegevens en inschrijvings- of afmeldgegevens staan. Een eventueel voor webdesign opgeslagen geboortedatum wordt niet alleen door de opslag in dit systeem automatisch een gegeven voor nieuwsbriefmarketing.

Voor nieuwsbriefinschrijving vragen we toestemming. Je kunt die toestemming altijd intrekken via de afmeldmogelijkheid in de nieuwsbrief of via info@virtualbiz.nl. Een afmelding voor de nieuwsbrief staat los van noodzakelijke berichten over een bestelling, afspraak of lopende opdracht.

Websitegebruik en externe inhoud

Bij het gebruik van de website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals je IP-adres, browserinformatie, verzoeken aan de website en cookievoorkeuren. Dit ondersteunt de werking en beveiliging van de site, het filteren van spam en het tonen van externe inhoud. Informatie over de gebruikte cookies en vergelijkbare technieken staat in het cookiebeleid.

Google Fonts kan voor het laden van lettertypen verbinding maken met Google. Google ontvangt daarbij onder meer een IP-adres en technische informatie over het verzoek. De Google Fonts-API plaatst volgens Google zelf geen cookies. Google reCAPTCHA wordt gebruikt voor spambeveiliging. Externe reviewweergaven via Senja kunnen eveneens een verbinding met de betreffende leverancier maken.

3. Op welke grondslagen verwerken we gegevens?

We onderscheiden de volgende grondslagen, afhankelijk van het doel:

• Overeenkomst: gegevens die nodig zijn om op jouw verzoek een offerte of samenwerking voor te bereiden, een afspraak of aankoop af te handelen, toegang te geven of een opdracht uit te voeren.
• Wettelijke verplichting: gegevens die we moeten vastleggen en bewaren voor bijvoorbeeld de fiscale administratie.
• Toestemming: nieuwsbriefinschrijving, niet-noodzakelijke gegevens waarvoor we afzonderlijk toestemming vragen en cookies of vergelijkbare technieken waarvoor toestemming vereist is.
• Gerechtvaardigd belang: noodzakelijke zakelijke correspondentie, het beheren en beveiligen van de dienstverlening en het voorkomen van misbruik, voor zover dat belang opweegt tegen de gevolgen voor jouw privacy. Dit is geen onbeperkte toestemming om gegevens voor andere doelen te gebruiken.

Toestemming voor de nieuwsbrief of cookies is dus niet de grondslag voor alle betalingen, facturen of klantgegevens. Een verwijzing naar de privacyverklaring betekent evenmin dat je met iedere denkbare verwerking instemt.

4. Met welke partijen worden gegevens gedeeld?

Gegevens worden gebruikt door leveranciers voor zover dat nodig is voor de beschreven functies en dienstverlening. De relevante partijen en functies zijn:

• Kavos: hosting op de eigen serveromgeving van VirtualBiz en verzending van transactionele e-mails, zoals bestel- en afspraakberichten.
• FluentForms, FluentBooking, FluentCart en FluentCRM: formulieren, afspraken, bestellingen, relatiebeheer en nieuwsbriefverzending binnen de websiteomgeving. Het gebruik van een plug-in betekent niet automatisch dat alle daarin opgeslagen klantgegevens naar de maker van de plug-in worden gestuurd.
• Notion: projectadministratie en de daarin opgenomen informatie voor de samenwerking.
• Moneybird: facturatie en financiële administratie.
• Mollie: verwerking van betalingen. Mollie heeft voor betaaldiensten ook eigen wettelijke verplichtingen en beschrijft de verwerking in de privacyverklaring van Mollie. Mollie is daarbij niet zonder meer uitsluitend een verwerker van VirtualBiz.
• Google: Google Fonts voor lettertypen en Google reCAPTCHA voor spambeveiliging. Meer informatie staat in het privacybeleid van Google.
• Complianz: beheer van cookiekeuzes en de bijbehorende informatie op de website.
• Senja: weergave en beheer van reviews en testimonials, waar deze dienst wordt gebruikt. Zie de privacyverklaring van Senja.

Een thema of bouwplug-in, zoals Blocksy of de gebruikte blokkenbouwer, is niet alleen door de installatie automatisch een aparte ontvanger van alle klantgegevens. De daadwerkelijke gegevensverwerking is bepalend.

Waar een leverancier persoonsgegevens in opdracht verwerkt, zijn de daarvoor geldende verwerkingsvoorwaarden van belang. Als een leverancier voor eigen doeleinden of wettelijke taken verantwoordelijk is, geldt daarnaast de eigen privacyinformatie van die leverancier. Gegevens kunnen ook worden verstrekt als een wettelijke verplichting of een bevoegd juridisch verzoek dat vereist.

5. Verwerking buiten de EER

Niet alle leveranciers verwerken gegevens uitsluitend in Nederland of de Europese Economische Ruimte (EER). Bij internationale diensten, waaronder Notion en Google, kan verwerking buiten de EER plaatsvinden. Ook andere leveranciers beschrijven internationale verwerking in hun eigen privacyinformatie.

Voor doorgifte buiten de EER moet een geldige doorgifteregeling gelden. Notion beschrijft standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie in zijn verwerkingsvoorwaarden. Google beschrijft het gebruik van adequaatheidsbesluiten en, waar nodig, standaardcontractbepalingen. Mollie beschrijft in zijn eigen privacyverklaring de waarborgen voor internationale verwerking door zijn leveranciers.

Lees meer over de privacypraktijken van Notion en de doorgifteregelingen van Google. Je kunt via info@virtualbiz.nl informatie vragen over de ontvangers en de waarborgen die bij de verwerking van jouw gegevens van toepassing zijn.

6. Hoe lang worden gegevens bewaard?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Je kunt altijd om verwijdering vragen. Gegevens die geen noodzakelijk doel meer hebben, horen ook zonder zo’n verzoek niet onbeperkt bewaard te blijven.

• Contact, afspraken en opdrachten: zolang de gegevens nodig zijn voor de vraag, de samenwerking, de bijbehorende afspraken of de afhandeling van rechten en verplichtingen. Alleen het noodzakelijke deel van een dossier blijft bewaard als daar daarna nog een reden voor bestaat.
• Account en cursusgegevens: zolang dat nodig is voor de toegang die bij je aankoop hoort en voor de bijbehorende ondersteuning. Een verzoek om verwijdering kan gevolgen hebben voor accountfuncties; verplichte administratieve gegevens staan los van het account.
• Geboortedatum: alleen zolang de concrete controle bij webdesign en een eventuele aantoonbare vervolgnoodzaak dat rechtvaardigen. Dit gegeven valt niet automatisch onder een fiscale bewaartermijn van zeven of tien jaar.
• Nieuwsbrief: tot je je afmeldt of de gegevens niet meer nodig zijn voor de inschrijving. Beperkte gegevens over de afmelding of toestemming kunnen nodig blijven om je keuze te respecteren en de verwerking te verantwoorden.
• Financiële administratie: voor fiscale basisgegevens geldt doorgaans een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Voor gegevens waarvoor een specifieke tienjarige fiscale bewaarplicht geldt, bijvoorbeeld binnen het eenloketsysteem voor btw, geldt tien jaar. De wet bepaalt wanneer die termijn begint; dat is niet altijd de oorspronkelijke verzameldatum.
• Cookies en vergelijkbare technieken: de looptijden en beschikbare informatie staan in het cookiebeleid en het bijbehorende dienstenoverzicht.

Een wettelijke bewaarplicht kan betekenen dat niet alle gegevens direct na een verwijderverzoek kunnen worden verwijderd. Tien jaar is geen algemene bewaartermijn voor alle persoonsgegevens en ook geen reden om een geboortedatum, contactvraag of nieuwsbriefinschrijving standaard tien jaar te bewaren.

7. Cookies en je voorkeuren

De website gebruikt functionele technieken en biedt cookievoorkeuren via Complianz. Voor cookies en vergelijkbare technieken waarvoor toestemming nodig is, kun je je keuze geven, weigeren of aanpassen via het cookiebeheer op de website en de mogelijkheden in het cookiebeleid.

Niet iedere externe verbinding is een cookie. Ook het opvragen van een lettertype of het laden van een externe review kan bijvoorbeeld een IP-adres aan een andere partij doorgeven. Het cookiebeleid en de privacyinformatie van de betreffende dienst geven verdere uitleg.

Het weigeren van een niet-noodzakelijke dienst kan betekenen dat bepaalde externe inhoud niet wordt geladen. Je browser biedt daarnaast mogelijkheden om cookies te verwijderen of te blokkeren.

8. Beveiliging en automatische verwerking

VirtualBiz neemt passende maatregelen om misbruik, verlies en onbevoegde toegang tot persoonsgegevens te beperken. Toegang tot gegevens is bedoeld voor de personen en diensten die deze voor hun werkzaamheden nodig hebben. Geen enkele internetdienst kan absolute veiligheid garanderen.

Formulieren, bestellingen, boekingen en nieuwsbrieven kunnen administratief automatisch worden verwerkt en tot een bevestiging of bericht leiden. Een automatisch bericht is niet hetzelfde als een persoonlijke inhoudelijke beoordeling van een webdesign- of VA-opdracht. Bij vragen over een automatische verwerking of de uitkomst daarvan kun je om uitleg en menselijke beoordeling vragen via info@virtualbiz.nl.

9. Je privacyrechten

Afhankelijk van de verwerking heb je het recht om:

• te weten welke persoonsgegevens we verwerken en daarvan inzage te krijgen;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren of gegevens aan te vullen;
• gegevens te laten verwijderen of de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• je toestemming voor een verwerking in te trekken;
• gegevens die daarvoor in aanmerking komen in een gebruikelijk digitaal formaat te ontvangen of te laten overdragen.

Deze rechten zijn niet in alle situaties onbeperkt. Een wettelijke bewaarplicht kan bijvoorbeeld verwijdering van een factuur verhinderen. Intrekken van toestemming verandert niet de rechtmatigheid van de verwerking voordat je die toestemming introk.

Stuur je verzoek naar info@virtualbiz.nl. We kunnen vragen om aanvullende informatie die nodig is om zeker te weten dat het verzoek van jou komt. Stuur niet uit eigen beweging een volledige kopie van je identiteitsbewijs mee.

Je ontvangt in beginsel binnen één maand een reactie. Als een verzoek complex is of er meerdere verzoeken zijn, kan die termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. Je hoort dan binnen de eerste maand waarom dat nodig is. Een verzoek is in beginsel kosteloos.

10. Gegevens van opdrachtgevers en hun klanten

Deze verklaring gaat over de eigen bedrijfsvoering van VirtualBiz. Tijdens webdesign, onderhoud of VA-werkzaamheden kan VirtualBiz daarnaast in opdracht van een klant toegang hebben tot persoonsgegevens waarvoor die opdrachtgever verantwoordelijk is. Voor die verwerking gelden de instructies en afspraken met de opdrachtgever, waar nodig vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

Ben je klant, medewerker of contactpersoon van zo’n opdrachtgever en gaat je vraag over diens gegevensverwerking? Neem dan in de eerste plaats contact op met die organisatie. VirtualBiz is niet automatisch voor iedere klantendatabase de verwerkingsverantwoordelijke.

11. Vragen, klachten en wijzigingen

Heb je een vraag of klacht over de verwerking van je persoonsgegevens? Mail naar info@virtualbiz.nl. Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, ook zonder eerst bij VirtualBiz te klagen.

We passen deze verklaring aan als de dienstverlening of gegevensverwerking verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt. Voor websites van derden die je via een gewone link bezoekt, geldt de privacyverklaring van die website.