1. Partijen en uitgangspunten
Deze overeenkomst (de Overeenkomst) wordt gesloten tussen VirtualBiz, gevestigd te Delft (Opdrachtnemer), en de zakelijke klant (Opdrachtgever).
Opdrachtgever handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf. Deze Overeenkomst is bedoeld voor afzonderlijke zakelijke projecten en trajecten, zoals webdesign, webshops, implementaties en het inrichten van systemen. De afgesproken werkzaamheden kunnen ook support, overleg en andere uitvoerende werkzaamheden omvatten.
2. Algemene voorwaarden en rangorde
Op deze Overeenkomst zijn de algemene voorwaarden van VirtualBiz van toepassing: algemene voorwaarden. VirtualBiz stelt deze vóór het sluiten van de overeenkomst beschikbaar op een manier waarop Opdrachtgever ze kan opslaan en later kan teruglezen.
Deze Overeenkomst vult de algemene voorwaarden aan. Bij tegenstrijdigheid gaat een specifieke schriftelijk overeengekomen afwijking voor op deze Overeenkomst. Deze Overeenkomst gaat voor op de algemene voorwaarden voor de diensten die eronder vallen.
Onderhoud en hosting worden afzonderlijk afgesproken. Als Opdrachtgever onderhoud en/of hosting afneemt, geldt daarvoor aanvullend de Overeenkomst Onderhoud & Hosting. Bij tegenstrijdigheid is die overeenkomst leidend voor onderhoud en hosting.
3. Totstandkoming en scope
De opdracht komt tot stand na acceptatie van de offerte en ondertekening van dit trajectcontract door Opdrachtgever. VirtualBiz bevestigt de opdracht of begint met instemming van Opdrachtgever met de uitvoering. Een afzonderlijke handtekening van VirtualBiz is niet vereist.
De scope, op te leveren resultaten, planning en prijs volgen uit de geaccepteerde offerte en eventuele schriftelijke aanvullingen. Wat niet uitdrukkelijk is afgesproken, is niet inbegrepen. Een ureninschatting is een raming, tenzij schriftelijk een vaste prijs is afgesproken.
4. Communicatie
Voor vragen, meldingen en support is support@virtualbiz.nl de hoofdroute. Schriftelijke afspraken kunnen ook via andere door VirtualBiz gebruikte e-mailadressen worden gemaakt.
VirtualBiz reageert in principe binnen kantoortijden op werkdagen. Tijdens online afspraken kunnen partijen samen keuzes maken en aanpassingen direct doorvoeren. Belangrijke opdrachtwijzigingen en afspraken worden schriftelijk vastgelegd.
5. Werkwijze, planning en aanlevering
VirtualBiz voert de werkzaamheden zorgvuldig en naar beste inzicht uit. Tenzij uitdrukkelijk een resultaat is afgesproken, geldt een inspanningsverplichting en geen garantie op een bepaald resultaat.
Opdrachtgever levert tijdig de informatie, content, beslissingen, feedback en toegang aan die nodig zijn voor de uitvoering. Opdrachtgever staat ervoor in dat aangeleverde materialen rechtmatig mogen worden gebruikt.
Als VirtualBiz een cursus of mini-cursus beschikbaar stelt voor het verzamelen en correct aanleveren van content, gelden de instructies daarin voor die aanlevering. Een planning of opleverdatum is een inschatting, tenzij partijen uitdrukkelijk een harde termijn afspreken. Bij vertraging door ontbrekende input of toegang bespreken partijen de gevolgen voor de planning.
6. On hold, administratief sluiten en herstart
Als Opdrachtgever binnen drie weken na een schriftelijk verzoek om benodigde informatie, content of andere input deze niet of onvoldoende aanlevert, mag VirtualBiz het project on hold zetten. VirtualBiz vermeldt bij het verzoek een duidelijke aanlevertermijn.
Staat het project zes weken on hold doordat input van Opdrachtgever uitblijft, dan mag VirtualBiz het project administratief sluiten. Een herstart is mogelijk na betaling van een herstartfee van €199 exclusief btw en op basis van een nieuwe planning.
Vertraging door Opdrachtgever kan de planning opschuiven. Een uitdrukkelijk afgesproken vaste opleverdatum is afhankelijk van tijdige aanlevering en feedback, voor zover dat voor de uitvoering nodig is.
7. Afspraken en geboekte sessies
Partijen spreken af hoe contentverwerking, plaatsing, controle en afstemming binnen het project plaatsvinden. Een klant kan werkzaamheden uit handen geven of tijdens een online afspraak samen met VirtualBiz aan concrete werkzaamheden werken.
Losse werksessies die via de boekingskalender worden geboekt, worden vooraf betaald. Verzetten kan kosteloos tot 24 uur vóór de afspraak. Bij later verzetten of niet verschijnen blijft de geboekte tijd verschuldigd en vervalt deze; voor een nieuwe afspraak wordt opnieuw betaald. Bij een ongeval of andere noodsituatie kan Opdrachtgever contact opnemen en kan VirtualBiz in uitzonderlijke situaties besluiten de volgende boeking als een verzetting te behandelen zonder nieuwe betaling.
Als VirtualBiz een afspraak moet verzetten of niet kan nakomen, neemt VirtualBiz contact op om een passende oplossing af te spreken.
8. Tarieven, facturatie en betaling
Het tarief, de prijs en eventuele bijzondere betaalafspraken staan in de offerte of schriftelijke afspraken. Zakelijke tarieven zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld. Facturen worden digitaal verstuurd en hebben een betalingstermijn van 14 dagen, tenzij anders afgesproken.
Gewerkte uren worden wekelijks achteraf gefactureerd, tenzij anders afgesproken. Losse via de boekingskalender geboekte werksessies worden vooraf betaald. Voor een overeengekomen vaste prijs of voorschot gelden de afspraken in de offerte.
Een ureninschatting is een raming op basis van de beschikbare informatie en de werkelijke uren kunnen hoger of lager uitvallen. Als overschrijding van de raming wordt verwacht, meldt VirtualBiz dit vooraf en vraagt akkoord voordat de raming wordt overschreden.
Bij niet-tijdige betaling kan VirtualBiz werkzaamheden opschorten met inachtneming van de wet en gemaakte afspraken. Opschorting kan gevolgen hebben voor planning en opleverdata. Werk buiten de planning of met voorrang kan extra kosten meebrengen, na voorafgaande afstemming.
9. Meerwerk en spoed
Werkzaamheden buiten de afgesproken scope zijn meerwerk. VirtualBiz bespreekt vooraf de werkzaamheden en de verwachte kosten of het toepasselijke tarief en voert deze pas uit na akkoord.
Als Opdrachtgever om voorrang of een kortere doorlooptijd vraagt, bekijken partijen samen wat mogelijk is. Een eventuele spoedprijs of toeslag wordt vooraf afgesproken; er geldt geen automatische toeslag.
10. Oplevering, herstelperiode en acceptatie
Oplevering vindt plaats wanneer de afgesproken resultaten conform afspraak zijn geleverd. Na oplevering geldt een periode van 30 dagen waarin Opdrachtgever via support@virtualbiz.nl kan melden wat aantoonbaar niet functioneert zoals afgesproken binnen de opgeleverde scope.
VirtualBiz herstelt gemelde functionele fouten die aantoonbaar binnen de opgeleverde scope vallen. De periode is bedoeld voor het melden van zulke fouten; een tijdig gemelde fout wordt niet buiten behandeling gelaten doordat het herstel na de 30 dagen plaatsvindt.
Nieuwe functionaliteiten, nieuwe pagina’s, uitbreidingen, contentwijzigingen en problemen die zijn veroorzaakt door wijzigingen van Opdrachtgever of derden vallen niet onder deze herstelperiode. Aanvullende wensen en optimalisaties zijn mogelijk als meerwerk of via een afzonderlijke boeking.
Na afloop van de periode geldt het werk als geaccepteerd, behalve voor tijdig en gemotiveerd gemelde punten die nog moeten worden opgelost. Deze afspraak beperkt toepasselijke wettelijke rechten niet. Na de herstelperiode is aanvullende support mogelijk op uurbasis of via een apart supportpakket.
Bij websiteopleveringen zijn nazorgcontactmomenten na twee weken, zes weken en drie maanden het uitgangspunt. Aanvullende werkzaamheden buiten de afgesproken scope worden vooraf afgestemd.
11. Derden, licenties en toegang
Voor uitvoering kunnen diensten en software van derden nodig zijn, zoals hosting, domeinen, thema’s, plug-ins, betaalproviders en e-maildiensten. Derden kunnen eigen voorwaarden, beperkingen en prijswijzigingen hanteren.
Kosten van licenties en diensten van derden zijn voor rekening van Opdrachtgever, tenzij in de offerte anders is afgesproken. Partijen bespreken vooraf de te verwachten kosten en wie accounts en licenties beheert.
Beheert Opdrachtgever accounts of licenties zelf, dan zorgt Opdrachtgever voor tijdige betaling en actuele toegang. Ontbrekende toegang of verlopen licenties kunnen leiden tot vertraging of, na voorafgaand akkoord, meerwerk. VirtualBiz kan wijzigingen, storingen of beëindiging van diensten van derden niet voorkomen; verantwoordelijkheid voor eigen werkzaamheden blijft bestaan.
12. Onderhoud en hosting
Hosting en onderhoud zijn niet inbegrepen in dit traject, tenzij schriftelijk anders afgesproken. Als Opdrachtgever onderhoud en/of hosting afneemt, geldt daarvoor aanvullend de afzonderlijke Overeenkomst Onderhoud & Hosting.
13. Intellectueel eigendom en gebruiksrechten
Na volledige betaling mag Opdrachtgever de opgeleverde resultaten gebruiken en aanpassen voor de eigen bedrijfsdoeleinden. Dit gebruiksrecht is geen overdracht van auteursrechten.
Software, thema’s, plug-ins en andere materialen van derden vallen onder de licentievoorwaarden van de betreffende leverancier. Opdrachtgever blijft rechthebbende op zelf aangeleverde materialen en geeft VirtualBiz toestemming deze te gebruiken voor zover nodig voor de opdracht.
VirtualBiz mag generieke kennis, werkwijzen, templates en niet-klantspecifieke onderdelen hergebruiken. Bronbestanden, ontwerpbestanden en templates blijven van VirtualBiz, tenzij in de offerte schriftelijk anders is afgesproken.
VirtualBiz mag het afgeronde project als referentie of in het portfolio tonen, tenzij Opdrachtgever vooraf schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maakt, bijvoorbeeld vanwege gevoelige informatie. Vertrouwelijke informatie blijft beschermd volgens artikel 15.
14. Aansprakelijkheid
Voor deze zakelijke opdracht is de totale aansprakelijkheid van VirtualBiz in beginsel beperkt tot het bedrag exclusief btw dat Opdrachtgever voor de betreffende opdracht heeft betaald. Indirecte schade, zoals gevolgschade, omzetverlies, reputatieschade of verlies van data, is in beginsel uitgesloten.
Deze beperkingen gelden niet voor zover de wet een beperking niet toestaat, waaronder bij opzet of bewuste roekeloosheid.
VirtualBiz is niet verantwoordelijk voor tekortkomingen die uitsluitend ontstaan door onjuiste of te late aanlevering door Opdrachtgever, wijzigingen door Opdrachtgever of derden, storingen bij externe leveranciers of beveiligingsincidenten buiten de redelijke invloed van VirtualBiz. Dit neemt de verantwoordelijkheid voor eigen fouten en verplichtingen niet weg.
15. Geheimhouding
Partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij tijdens de samenwerking ontvangen vertrouwelijk, behalve wanneer verstrekking wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor de uitvoering en daarover passende afspraken zijn gemaakt.
16. Privacy
VirtualBiz verwerkt persoonsgegevens volgens het toepasselijke privacybeleid. Als VirtualBiz in opdracht van Opdrachtgever persoonsgegevens verwerkt en daarvoor een verwerkersovereenkomst nodig is, maken partijen daarover passende afspraken in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.
17. Duur, tussentijds stoppen en overdracht
Een project loopt tot afronding en oplevering, tenzij partijen een andere looptijd afspreken of de opdracht eerder eindigt.
Wil Opdrachtgever tussentijds stoppen, dan worden de uitgevoerde werkzaamheden en gemaakte kosten afgerekend. Een eventueel voorschot wordt daarmee verrekend en het resterende bedrag wordt terugbetaald. Reeds uitgevoerd en betaald werk blijft beschikbaar volgens de afgesproken gebruiksrechten en toepasselijke licenties.
Partijen bespreken wat voor een zorgvuldige overdracht nodig is. Aanvullende werkzaamheden zoals export, accountoverdracht, migratie of extra documentatie kunnen meerwerk zijn. De inhoud en kosten worden vooraf afgestemd en het meerwerk wordt pas na akkoord uitgevoerd.
Bij niet-tijdige betaling kan VirtualBiz werkzaamheden opschorten met inachtneming van de wet en gemaakte afspraken. Bij beëindiging worden verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten afgerekend volgens dit artikel en de toepasselijke wet.
18. Overmacht en toepasselijk recht
Bij overmacht informeren partijen elkaar zo snel mogelijk en overleggen zij over de gevolgen. Duurt de situatie voort en is voortzetting niet redelijk, dan kunnen partijen de overeenkomst beëindigen. Al uitgevoerde werkzaamheden en gemaakte kosten worden afgerekend met inachtneming van de wet.
Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Bij een geschil is de volgens de wet bevoegde rechter bevoegd.
19. Ondertekening door Opdrachtgever
Opdrachtgever accepteert deze Overeenkomst door het bijbehorende formulier te ondertekenen. De klantgegevens en de ondertekening worden in het formulier vastgelegd.
20. Akkoord door VirtualBiz
Een afzonderlijke handtekening van VirtualBiz is niet vereist. Akkoord blijkt uit de bevestiging van de opdracht of het met instemming van Opdrachtgever starten van de uitvoering.
